La implementación de administración electrónica o E-Administración

La implementación de administración electrónica o E-Administración

Por Max Montilla

montillamax@gmail.com

Para nadie es un secreto que estamos en la era de las tecnologías, y más aún cuando estas tecnologías son traspasadas a la administración pública y la comunicación. A este paso (el de la tecnología a la administración pública) tal y como la conocemos se le denomina e-Administración.

La E-administración o la Administración electrónica es definida por la Comisión Europea de la Unión Europea como: “La administración electrónica * o «eGovernment», que se define como la utilización de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) * en las administraciones públicas, asociada a cambios en la organización y nuevas aptitudes del personal. El objetivo es mejorar los servicios públicos, reforzar los procesos democráticos y apoyar a las políticas públicas.”.(EUR-LEX, 2003).

La e-administración lo que busca es eficientizar todo lo que conlleva el proceso burocrático de una oficina común y corriente a la forma más simple y sin pérdida de tiempo. Es tanto así, que este tipo de administración adaptadas a las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) puede verse como una “ventanilla virtual online”, facilitando desde cualquier punto geográfico el acceso al gobierno de manera plena, acortando los procesos de espera de documentos que requiera nuestra participación de manera física en una oficina.

Sin embargo, no se debe hacer énfasis en la TIC como tal, sino en la forma de cómo se utiliza esta herramienta, acompañando unos cambios organizativos para la mejora del servicio. Esto debe unirse al cambio de mentalidad tradicional, pasando de ver a la organización como el árbol central de todo, a ser el usuario a ser el eje central de todo el sistema.

Existen importantes beneficios para establecer la E-Administración tanto en el Gobierno Central como en las Comunidades Autónomas y Ayuntamientos entre las podemos citar:

1. Mejorar la calidad de vida de los ciudadanos, en términos de tiempo y espacio.

2. Mejorar la productividad de las empresas, pues la digitalización de formas o planillas para el pago de los impuestos, la contribución social, solicitud de permisos, por ejemplo, ayudan a conllevar un control más estricto para el fisco.

3. Reducir el impacto medioambiental, gracias a la e-administración se reduce sustancialmente el uso de papeles en una oficina, a lo cual, si le sumáramos el costo de combustible y el efecto invernadero que produce el desplazarse hacia una oficina en busca de servicio, la reducción del costo total de ambas actividades es inmejorable.

4. Mejorar el Servicio prestado por la e-administración, el uso de las TIC para la trasnparentización y la reducción de errores ayudan de manera sustancial a controlar de manera más eficaz la imagen del gobierno.

Existen varias barreras para implementarlas. Podemos destacar:

1. La confianza, no todo el mundo confía en las interacciones en líneas con la administración central.

2. La falta de contacto físico entre dependientes gubernamentales y usuarios hace imposible la utilización de esta nueva forma. La persona se siente cómoda hablando frente a frente con otras personas.

Cabe destacar que, en República Dominicana, se están haciendo esfuerzo para implementar la E-Administración y trasparentar las instituciones estatales y las autónomas a fin de hacernos a todos los ciudadanos fiscalizadores de los procesos de ejecuciones por parte del gobierno Central.